# 🔄 PROCESOS COMPLETOS INTEGRADOS DEL SISTEMA
## Promotora Palmera de Antioquia S.A.S.

**Versión:** 2.6  
**Fecha de Actualización:** 6 de marzo de 2026  
**Autor:** Sistema PQRSF - Promotora Palmera  
**Estado:** ✅ OPERACIONAL

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## 📚 ÍNDICE

1. [✨ Introducción](#introducción)
2. [👥 Proceso 1: Solicitud de Empleo](#proceso-1-solicitud-de-empleo)
3. [🏖️ Proceso 2: Solicitud de Vacaciones](#proceso-2-solicitud-de-vacaciones)
4. [💰 Proceso 3: Reclamo de Nómina](#proceso-3-reclamo-de-nómina)
5. [🎯 Matriz de Procesos](#matriz-de-procesos)
6. [❓ Preguntas Frecuentes](#preguntas-frecuentes)

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## ✨ INTRODUCCIÓN

Los procesos integrados del sistema PQRSF permiten gestionar tres tipos de solicitudes comunes de forma automática y eficiente:

- **Solicitudes de Empleo** - Candidatos externos postulan para trabajar en la empresa
- **Solicitudes de Vacaciones** - Empleados internos solicitan permisos de descanso
- **Reclamos de Nómina** - Empleados reportan errores o inconsistencias en sus pagos

Cada proceso sigue un flujo diferente pero todos se **integran con PQRSF** para garantizar trazabilidad, seguimiento y aprobación formal.

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# 👥 PROCESO 1: SOLICITUD DE EMPLEO

## 🎯 ¿QUÉ ES?

La **Solicitud de Empleo** es el proceso mediante el cual candidatos externos envían su información profesional (Hoja de Vida) para ser considerados en los procesos de selección del grupo empresarial (PPA S.A.S o BUFATERRA S.A.S).

### Características:
- ✅ Abierto a candidatos EXTERNOS
- ✅ Formulario especializado con 35+ campos
- ✅ Captura automática de firma digital
- ✅ Generación automática de PDF
- ✅ Creación automática de PQRSF tipo "Externa"
- ✅ Seguimiento mediante el sistema de PQRSF

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## 📊 FLUJO COMPLETO

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┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ INICIO: CANDIDATO EXTERNO BUSCA TRABAJAR               │
│ "Quiero postularme para trabajar en PPA"               │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼ OPCIÓN A: Directo desde Web
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PASO 1: Acceder a formulario de Hoja de Vida           │
│ URL: /pqrsf/formulario_hoja_vida.html                  │
│ Se abre formulario especializado de 5 secciones        │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PASO 2: Llenar Información Personal (Sección 1)        │
│ ✓ Nombre completo                                       │
│ ✓ Documento de identidad (CC, TI, etc.)                │
│ ✓ Email y teléfono celular                             │
│ ✓ Dirección y ciudad                                    │
│ ✓ Fecha de nacimiento                                  │
│ ✓ Género                                                │
│ ✓ Estado civil                                          │
│ ✓ Linkedin (opcional)                                   │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PASO 3: Llenar Información de Educación (Sección 2)   │
│ ✓ Nivel de escolaridad                                 │
│ ✓ Institución educativa                                │
│ ✓ Carrera/Programa                                     │
│ ✓ Año de graduación                                    │
│ ✓ Certificados adicionales                             │
│ ✓ Idiomas                                              │
│ ✓ Cursos y capacitaciones                              │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PASO 4: Llenar Información de Experiencia (Sección 3) │
│ ✓ Empresa anterior                                      │
│ ✓ Cargo desempeñado                                     │
│ ✓ Fechas de trabajo                                     │
│ ✓ Años de experiencia total                            │
│ ✓ Principales logros                                   │
│ ✓ Responsabilidades                                    │
│ ✓ Sector de industria                                  │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PASO 5: Llenar Competencias (Sección 4)                │
│ ✓ Habilidades técnicas                                 │
│ ✓ Competencias comportamentales                        │
│ ✓ Disponibilidad de horario                            │
│ ✓ Disponibilidad para viajar                           │
│ ✓ Experiencia en palma de aceite (si aplica)          │
│ ✓ Disposición a trabajar en campo/laboratorio          │
│ ✓ Softwares manejados                                  │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PASO 6: Información Adicional (Sección 5)              │
│ ✓ Empresa donde desea trabajar (PPA o BUFATERRA)      │
│ ✓ Cargo al que aspira                                  │
│ ✓ Expectativa salarial                                │
│ ✓ Disponibilidad de inicio (fecha)                     │
│ ✓ Referencias personales (nombre/contacto)             │
│ ✓ Referencias laborales (nombre/contacto)              │
│ ✓ Datos de tercero en caso de emergencia              │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PASO 7: Firma Digital (Sección 6 - OBLIGATORIA)       │
│ ✓ Canvas interactivo para firmar                       │
│ ✓ Botón "Limpiar" para borrar y repetir               │
│ ✓ Aceptación de términos y condiciones                 │
│ ✓ Confirmación de veracidad de datos                   │
│ ⚠️ SIN FIRMA = NO SE PUEDE CONTINUAR                  │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PASO 8: Validación Automática del Sistema               │
│ Sistema verifica:                                       │
│ ✓ Todos los campos obligatorios están llenos           │
│ ✓ Existe firma digital capturada                       │
│ ✓ Email tiene formato válido                           │
│ ✓ Documento es válido                                  │
│ ✓ Empresa seleccionada es válida                       │
│ Resultado: "✓ Todos los datos están validados"        │
│ Habilita: Botón "Crear Solicitud de Empleo"           │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PASO 9: Generación de PDF                              │
│ El sistema automáticamente:                             │
│ ✓ Converge todos los datos a documento PDF             │
│ ✓ Embebe la firma digital capturada                    │
│ ✓ Incluye logo y encabezado de empresa                 │
│ ✓ Genera nombre único: hoja_vida_{doc}_{fecha}.pdf    │
│ ✓ Guarda en servidor en carpeta segura                │
│ ✓ Crea respaldo en histórico                           │
│ Resultado: PDF generado y almacenado                   │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PASO 10: Creación AUTOMÁTICA de PQRSF                  │
│ Sistema crea PQRSF con estos datos prellenados:       │
│ ✓ Tipo de Solicitud: EXTERNA (candidato externo)      │
│ ✓ Tipo de PQRSF: PETICIÓN                             │
│ ✓ Detalle: "Solicitud de empleo"                       │
│ ✓ Empresa: La seleccionada en la Hoja de Vida         │
│ ✓ Departamento: Área de Personal / Selección          │
│ ✓ Datos personales: Nombre, cédula, email, teléfono  │
│ ✓ Observaciones: Resumen del cargo solicitado          │
│ ✓ Adjunto: PDF de Hoja de Vida (embebido)            │
│ Sistema asigna:                                         │
│ 📌 Radicado (Folio): PQRSF-2026-XXXXX                │
│ 📅 Fecha automática: Hoy                               │
│ 👤 Usuario: Sistema (automático)                       │
│ 📧 Email confirmación: Enviado al candidato            │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PASO 11: Notificación a RH                              │
│ ✓ Email a responsable de selección                     │
│ ✓ PDF adjunto en email                                 │
│ ✓ Radicado de PQRSF incluido                           │
│ ✓ Datos del candidato visibles                         │
│ ✓ Links para ver más detalles                          │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PASO 12: Seguimiento en PQRSF                          │
│ El candidato puede:                                     │
│ ✓ Buscar su PQRSF con radicado                         │
│ ✓ Ver estado (Recibido, En Proceso, Cerrado)          │
│ ✓ Ver actualizaciones                                  │
│ ✓ Recibir notificaciones de cambios                    │
│ RH puede:                                              │
│ ✓ Asignar estado del proceso                           │
│ ✓ Evaluar candidato                                    │
│ ✓ Cambiar a "Entrevista", "Pasó", "No Pasó"           │
│ ✓ Agregar observaciones                                │
│ ✓ Cerrar solicitud con decisión final                  │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ RESULTADO FINAL:                                        │
│ - Solicitud documentada y radicada en el sistema       │
│ - Candidato recibe confirmación automática              │
│ - RH tiene acceso a información estructurada            │
│ - Proceso completo queda documentado en PQRSF          │
│ - Genera reportes de candidatos por empresa/cargo      │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘
```

---

## 🖥️ CÓMO ACCEDER

### **OPCIÓN A: Candidato Externo (Directo)**

1. **Abrir navegador** e ir a:
   ```
   http://www.ppasas.com/pqrsf/formulario_hoja_vida.html
   ```

2. **llenar formulario** (aprox 10-15 minutos)

3. **Firma digital** en la última sección

4. **Enviar**: Click en "Crear Solicitud de Empleo"

### **OPCIÓN B: Desde PQRSF (si lo conoce)**

1. Ir a: `http://www.ppasas.com/pqrsf/pqrsf-google-sheets.html`

2. Seleccionar:
   - **Tipo de Solicitud:** Externa
   - **Tipo de PQRSF:** Petición
   - **Detalle:** Solicitud de empleo

3. Se mostrará botón de **"Ir a Formulario Hoja de Vida"**

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## ⏱️ TIEMPOS ESTIMADOS

| Paso | Actividad | Tiempo |
|------|-----------|--------|
| 1-6 | Llenar 5 secciones | 10-15 min |
| 7 | Firma digital | 2-3 min |
| 8 | Validación automática | 1 seg |
| 9 | Generación PDF | 2-3 seg |
| 10 | Creación PQRSF automática | 2-3 seg |
| **TOTAL** | **Tiempo completo** | **≈ 15-20 min** |

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## 📋 CAMPOS OBLIGATORIOS

Estos campos **DEBEN estar llenos** para crear la solicitud:

- ✅ Nombre completo
- ✅ Documento de identidad
- ✅ Email válido
- ✅ Teléfono celular
- ✅ Nivel de escolaridad
- ✅ Institución educativa
- ✅ Cargo desempeñado
- ✅ Empresa donde desea trabajar
- ✅ Cargo al que aspira
- ✅ Firma digital (obligatoria)

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## 📞 SOPORTE

Si el candidato tiene problemas:
- **Email:** recursos_humanos@promotoraPalmera.com
- **Teléfono:** [Número de contacto]
- **Centro de Ayuda:** `/centro_ayuda_tutoriales.html`

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# 🏖️ PROCESO 2: SOLICITUD DE VACACIONES

## 🎯 ¿QUÉ ES?

La **Solicitud de Vacaciones** es el proceso mediante el cual empleados internos pueden solicitar formalmente permisos de descanso. El sistema:

- ✅ Abierto a empleados INTERNOS solamente
- ✅ Formario inteligente con autocálculo de días
- ✅ Firma digital obligatoria
- ✅ Generación automática de PDF
- ✅ Integración automática con PQRSF
- ✅ Asignación automática de aprobador según tipo de personal
- ✅ Seguimiento mediante PQRSF

---

## 📊 FLUJO COMPLETO

```
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ INICIO: EMPLEADO INTERNO NECESITA VACACIONES           │
│ "Debo solicitar mis días de descanso"                   │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PASO 1: Acceder al Sistema PQRSF                       │
│ URL: /pqrsf/pqrsf-google-sheets.html                   │
│ Sistema abre formulario PQRSF - Paso 1                 │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PASO 2: Seleccionar Empresa                            │
│ Campo "Empresa":                                         │
│ • PPA S.A.S                                             │
│ • BUFATERRA S.A.S                                       │
│ Resultado: Empresa seleccionada                         │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PASO 3: Seleccionar Tipo de Solicitud                   │
│ Campo "Tipo de Solicitud": INTERNA                     │
│ (Solo empleados internos pueden solicitar)              │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PASO 4: Seleccionar Tipo de PQRSF                      │
│ Campo "Tipo de PQRSF": PETICIÓN                        │
│ (Las vacaciones son una solicitud formal)               │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PASO 5: Seleccionar Detalle                            │
│ Campo "Detalle de Solicitud": VACACIONES               │
│ Nueva opción disponible para empleados internos         │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ *** SISTEMA HABILITA BOTÓN VERDE ESPECIAL ***           │
│                                                         │
│ 📥 [Descargar Formato de Vacaciones]                   │
│    (Click abre formulario especializado)                │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼ Click en botón
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PASO 6: Se abre FORMULARIO DE VACACIONES               │
│ URL: /pqrsf/solicitud_vacaciones.html?empresa=PPA      │
│ Sistema carga:                                          │
│ ✓ Empresa preseleccionada (PPA o BUFATERRA)            │
│ ✓ Campos listos para llenar                            │
│ ✓ Campos opcionalmente pre-rellenables                 │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PASO 7: Llenar Información Personal                    │
│ ✓ Nombre completo (opcional - se puede auto-llenar)    │
│ ✓ Cédula (opcional - se puede auto-llenar)             │
│ ✓ Cargo (opcional - se puede auto-llenar)              │
│ ✓ Contacto (teléfono/email)                            │
│ Nota: Datos pueden venir de base de datos              │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PASO 8: Llenar Fechas de Vacaciones                    │
│ Campo "Fecha de Inicio": Seleccionar/escribir          │
│ Campo "Fecha de Fin": Seleccionar/escribir             │
│ Sistema automáticamente:                                │
│ ✓ Valida que inicio sea antes que fin                  │
│ ✓ Calcula días de descanso                             │
│ ✓ Excluye fines de semana (opcional)                   │
│ ✓ Excluye festivos (en desarrollo)                     │
│ ✓ Muestra total en tiempo real                         │
│ Campo "Días de Vacaciones": [X días calculados]        │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PASO 9: Observaciones Adicionales                      │
│ Campo "Observaciones" (OPCIONAL):                       │
│ Empleado puede escribir:                                │
│ • Razón del permiso                                    │
│ • Información adicional                                │
│ • Contacto de emergencia                               │
│ • Notas especiales para aprobador                      │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PASO 10: Capturar Firma Digital (OBLIGATORIA)          │
│ Sistema abre CANVAS interactivo:                        │
│ ✓ Área blanca para firmar con mouse/táctil             │
│ ✓ Botón "🗑️ Limpiar" para borrar y empezar de nuevo   │
│ ✓ Acepta cualquier tipo de firma                       │
│ ✓ Captura automáticamente                              │
│ Validación: "⚠️ Firma requerida"                       │
│ Nota: SIN FIRMA = NO SE PUEDE ENVIAR                  │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PASO 11: Validación Automática                         │
│ Sistema verifica:                                       │
│ ✓ Empresa está seleccionada                            │
│ ✓ Fecha inicio < Fecha fin                             │
│ ✓ Mínimo 1 día de vacaciones                           │
│ ✓ Firma digital está presente                          │
│ ✓ Campos obligatorios tienen datos                     │
│ Resultado: "✅ Todos los datos válidos"               │
│ Habilita: Botón "Generar Solicitud"                    │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PASO 12: Generación Automática de PDF                  │
│ Sistema automáticamente:                                │
│ ✓ Crea documento PDF profesional                       │
│ ✓ Incluye logo y encabezado de empresa                 │
│ ✓ Lista todos los datos ingresados                     │
│ ✓ Embebe firma digital capturada                       │
│ ✓ Incluye fecha de generación                          │
│ ✓ Asigna nombre: solicitud_vacaciones_{doc}_{fecha}   │
│ ✓ Guarda en servidor carpeta: /pqrsf/uploads/         │
│ ✓ Crea respaldo en histórico                           │
│ Resultado: PDF listo y almacenado                      │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PASO 13: Redireccionamiento Automático a PQRSF        │
│ Sistema automáticamente:                                │
│ ✓ Carga página PQRSF - Paso 2 (Detalles)              │
│ ✓ Prelleña estos campos:                               │
│   • Empresa: Ya está seleccionada                       │
│   • Tipo de Solicitud: INTERNA                         │
│   • Tipo de PQRSF: PETICIÓN                            │
│   • Detalle: VACACIONES                                │
│   • PDF adjunto: Visible en lista                       │
│ ✓ Campo de Observaciones prellenado con resumen:       │
│   "SOLICITUD DE VACACIONES\n
│    Desde: [fecha] Hasta: [fecha]\n
│    Días solicitados: [X]\n
│    Datos del empleado: ..."                            │
│ Usuario se posiciona en PASO 2 del PQRSF              │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PASO 14: Seleccionar Tipo de Personal                 │
│ Campo "Seleccione tipo de personal":                    │
│ • 👷 Operativo (trabajadores de campo/laboratorio)    │
│ • 👔 Administrativo (personal administrativo/gerencia) │
│ Sistema usa esta opción para asignar aprobador:       │
│   - Operativo → Aprobador: Director de Producción     │
│   - Administrativo → Aprobador: Gerente               │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Resultado: Departamento y aprobador definido            │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PASO 15: Completar PQRSF - Paso 3 (Contacto)          │
│ Sistema prelleña como INTERNA (solo para validar)      │
│ Empleado debe:                                          │
│ ✓ Confirmar o actualizar email                         │
│ ✓ Confirmar o actualizar teléfono                      │
│ ✓ Confirmar o actualizar nombre                        │
│ Campo de aprobador automático:                          │
│ Sistema asigna según tipo de personal                  │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PASO 16: Revisar y Enviar - Paso 4-5                  │
│ Sistema muestra RESUMEN:                               │
│ ✓ Datos personales del solicitante                     │
│ ✓ Fechas de vacaciones solicitadas                     │
│ ✓ Días calculados                                      │
│ ✓ PDF adjunto visible                                  │
│ ✓ Departamento asignado                                │
│ ✓ Aprobador (automático)                               │
│                                                         │
│ Empleado:                                               │
│ 1. Revisa "¿Está correcto?"                            │
│ 2. Click en "✅ Enviar Solicitud"                      │
│ 3. Obtiene confirmación                                │
│ 4. Recibe número de RADICADO (PQRSF-2026-XXXXX)       │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PASO 17: Confirmación y Notificaciones                 │
│ Sistema automáticamente:                                │
│ ✓ Envía email confirmación al empleado                 │
│ ✓ Incluye RADICADO de PQRSF para seguimiento           │
│ ✓ Adjunta PDF de solicitud firmado                     │
│ ✓ Incluye instrucciones de seguimiento                 │
│ ✓ Informa tiempo estimado de respuesta                 │
│                                                         │
│ Sistema NOTIFICA a:                                     │
│ ✓ Aprobador designado (por email)                      │
│ ✓ Departamento de Nómina (para registro de permisos)   │
│ ✓ Gerencia (para conocimiento)                         │
│ Cada email incluye:                                     │
│ • PDF de solicitud                                      │
│ • Datos del solicitante                                │
│ • Radicado para seguimiento                            │
│ • Link a consulta en línea                             │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PASO 18: Seguimiento por PQRSF                         │
│ Empleado puede:                                         │
│ ✓ Buscar PQRSF con número de RADICADO                 │
│ ✓ Ver estado actual (Recibido, En Proceso, Aprobado)  │
│ ✓ Ver comentarios del aprobador                        │
│ ✓ Recibir notificaciones de cambios                    │
│                                                         │
│ Aprobador puede:                                        │
│ ✓ Ver solicitud en bandeja de entrada                  │
│ ✓ Revisar PDF de solicitud                             │
│ ✓ Validar fechas disponibles                           │
│ ✓ Hacer preguntas (comentarios)                        │
│ ✓ Aprobar ("Aprobado")                                 │
│ ✓ Rechazar si hay conflicto ("En Revisión")            │
│ ✓ Cambiar a estado "Cerrado" con observaciones        │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ RESULTADO FINAL:                                        │
│ ✅ Solicitud de vacaciones documentada formalmente     │
│ ✅ Firma digital captura consentimiento                │
│ ✅ PDF genera registro permanente                      │
│ ✅ Aprobador tiene proceso formal                      │
│ ✅ Datos automáticos en BBDD de Nómina                │
│ ✅ Seguimiento y trazabilidad completa                 │
│ ✅ Notificaciones a todos los involucrados             │
│ ✅ Histórico disponible para auditoría                 │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘
```

---

## 🖥️ CÓMO ACCEDER

### **Paso 1: Ir al PQRSF**
```
http://www.ppasas.com/pqrsf/pqrsf-google-sheets.html
```

### **Paso 2: Seleccionar en Paso 1**
- **Empresa:** PPA S.A.S o BUFATERRA S.A.S
- **Tipo de Solicitud:** Interna
- **Tipo de PQRSF:** Petición
- **Detalle:** Vacaciones

### **Paso 3: Click en Botón Verde**
Aparecerá: **"Descargar Formato de Vacaciones"**

### **Paso 4: Llenar Formulario**
Seguir los pasos del formulario (aprox 5-10 min)

### **Paso 5: Enviar**
Click en "Agregar al PQRSF" → Sigue con PQRSF Paso 2

---

## ⏱️ TIEMPOS ESTIMADOS

| Etapa | Tiempo |
|-------|--------|
| Acceder a PQRSF | 1 min |
| Seleccionar opciones | 1 min |
| Llenar formulario vacaciones | 5-7 min |
| Firma digital | 2 min |
| Validación automática | <1 seg |
| Generación PDF | <1 seg |
| Redireccionamiento PQRSF | <1 seg |
| Completar PQRSF Paso 2-5 | 5-10 min |
| **TOTAL COMPLETO** | **≈ 15-20 min** |

---

## ✅ CHECKLIST ANTES DE ENVIAR

- [ ] Empresa está correctamente seleccionada
- [ ] Tipo de Personal seleccionado (Operativo/Administrativo)
- [ ] Fecha inicio es menor que fecha fin
- [ ] Mínimo 1 día de vacaciones solicitado
- [ ] Firma digital presente en formulario
- [ ] Datos personales correctos (nombre, cédula)
- [ ] Teléfono y email válidos
- [ ] PDF se ve correctamente adjunto
- [ ] Observaciones claras (si aplica)

---

## 📞 SOPORTE

- **Email:** recursos_humanos@promotoraPalmera.com
- **Centro de Ayuda:** `/centro_ayuda_tutoriales.html`
- **Tiempo de respuesta:** Máximo 2 días hábiles

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# 💰 PROCESO 3: RECLAMO DE NÓMINA

## 🎯 ¿QUÉ ES?

El **Reclamo de Nómina** es el proceso mediante el cual empleados o externos reportan errores, discrepancias o inconsistencias encontradas en sus planillas de pago. El sistema:

- ✅ Abierto a empleados internos (y externos que consulten planillas)
- ✅ Se inicia desde la Consulta de Planillas
- ✅ Botón especial "Reportar Error" en consulta
- ✅ Crea PQRSF automáticamente
- ✅ Asigna a Departamento de Nómina
- ✅ Integración directa con sistema de nóminas
- ✅ Seguimiento y resolución documentada

---

## 📊 FLUJO COMPLETO

```
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ INICIO: EMPLEADO CONSULTA SU PLANILLA Y ENCUENTRA ERRO │
│ "Mi planilla tiene un error en el descuento"          │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PASO 1: Acceder a Consulta de Planillas                │
│ URL: /uploads/nomina/consulta_planilla_publica.html   │
│ Ubicación: Intranet → Nómina → Consultar Planilla     │
│ O directamente: http://129.222.202.159:8081/uploads/  │
│                 nomina/consulta_planilla_publica.html  │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PASO 2: Validación de Identidad (Seguridad OTP)       │
│ Sistema muestra MODAL con campos:                       │
│ • Número de Documento: [__________ ]                    │
│ • Nombre Completo: [__________ ]                        │
│ Botón: [✓ Validar Identidad]                           │
│                                                         │
│ Usuario ingresa:                                        │
│ - Su número de cédula                                  │
│ - Su nombre completo (como en la nómina)              │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PASO 3: Validación OTP por WhatsApp                    │
│ IF usuario tiene celular en base de datos:             │
│   - Sistema envía código OTP (6 dígitos) por WhatsApp  │
│   - Usuario tiene 10 minutos para ingresar código      │
│   - Puede reenviarse el código si solicitado           │
│ IF usuario NO tiene cel en base de datos:              │
│   - Continúa sin OTP                                   │
│   - Muestra recomendación de actualizar datos en RH    │
│ Resultado: Usuario validado ✓                          │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PASO 4: Ver Planilla de Nómina                         │
│ Sistema carga y muestra:                                │
│ ✓ Encabezado: Nombre, documento, cargo, empresa        │
│ ✓ Periodo: Mes/Año de la planilla                      │
│ ✓ Tabla de conceptos:                                  │
│   - Devengo (o ingresos)                               │
│   - Deducciones                                        │
│   - Neto a pagar                                       │
│ ✓ Botones de acciones:                                 │
│   - 📥 Descargar PDF                                   │
│   - 🖨️ Imprimir                                        │
│   - ⚠️ REPORTAR ERROR (NUEVO)                          │
│   - 📋 Ver Histórico                                   │
│                                                         │
│ Usuario revisa datos y detecta error                   │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PASO 5: Click en Botón "⚠️ REPORTAR ERROR"            │
│ Botón especial de color naranja/rojo en la planilla    │
│ Función: "Crear reclamo sobre esta planilla"           │
│ Sistema prepara datos para PQRSF automáticamente       │
│ • Documento del usuario                                │
│ • Nombre del usuario                                   │
│ • Periodo de planilla                                  │
│ • Empresa                                              │
│ • Datos de la planilla                                 │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PASO 6: Modal de Reporte de Error                      │
│ Se abre ventana modal con campos:                       │
│                                                         │
│ ┌──────────────────────────────────────────────────┐   │
│ │  ⚠️ REPORTAR ERROR EN PLANILLA                   │   │
│ │                                                  │   │
│ │ Periodo:     [MARZO 2026]  (prellenado)         │   │
│ │ Documento:   [1023456789]  (prellenado)         │   │
│ │ Nombre:      [Juan Pérez]  (prellenado)         │   │
│ │ Empresa:     [PPA S.A.S]   (prellenado)         │   │
│ │                                                  │   │
│ │ DESCRIPCIÓN DEL ERROR:                           │   │
│ │ (Describe qué encontraste incorrecto)            │   │
│ │                                                  │   │
│ │ [Textbox grande para escribir detalles...]       │   │
│ │                                                  │   │
│ │ DATO INCORRECTO: Concepto principal              │   │
│ │ [Seleccionar: Deducción, Pago, Descuento...]   │   │
│ │                                                  │   │
│ │ VALOR REPORTADO: [Usuario debe ingresar]        │   │
│ │ [Textbox - qué valor cree que debería ser]      │   │
│ │                                                  │   │
│ │ JUSTIFICACIÓN:                                   │   │
│ │ [Campo para explicar por qué cree que está erro]│   │
│ │                                                  │   │
│ │ [    Cancelar    ]  [   Crear Reclamo  ]       │   │
│ │                                                  │   │
│ └──────────────────────────────────────────────────┘   │
│                                                         │
│ Usuario completa campos:                                │
│ ✓ Descripción del error (obligatorio)                  │
│ ✓ Selecciona qué concepto es incorrecto (obligatorio) │
│ ✓ Valor que cree correcto (obligatorio)                │
│ ✓ Justificación (obligatorio)                          │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PASO 7: Validación de Datos                            │
│ Sistema verifica:                                       │
│ ✓ Descripción tiene mínimo 10 caracteres               │
│ ✓ Concepto seleccionado                                │
│ ✓ Valor tiene número válido                            │
│ ✓ Justificación tiene mínimo 20 caracteres             │
│ Resultado: "✅ Formulario válido"                      │
│ Habilita: Botón "Crear Reclamo"                        │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PASO 8: Creación AUTOMÁTICA de PQRSF RECLAMO          │
│ System crea PQRSF con datos prellenados:              │
│ ✓ Tipo de Solicitud: INTERNA (empleado interno)       │
│ ✓ Tipo de PQRSF: RECLAMO                              │
│ ✓ Detalle: NÓMINA                                      │
│ ✓ Empresa: Del usuario                                 │
│ ✓ Departamento: NÓMINA OPERATIVA (automático)         │
│ ✓ Datos personales: Nombre, cédula, email, teléfono  │
│ ✓ Observaciones: Resumen con error reportado:         │
│   "RECLAMO DE NÓMINA\n
│    Período: MARZO 2026\n
│    Concepto: Deducción\n
│    Valor reportado como incorrecto: $...\n
│    Descripción: [Texto del usuario]\n
│    Justificación: [Texto del usuario]"                │
│ ✓ Adjunto: Archivo con detalles de la planilla        │
│ Sistema asigna:                                         │
│ 📌 Radicado (Folio): PQRSF-2026-XXXXX                 │
│ 📅 Fecha automática: Hoy                               │
│ 👤 Responsable: Nómina Operativa                       │
│ 📧 Email confirmación: Enviado al reclamante           │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PASO 9: Notificación Inmediata al Departamento         │
│ Sistema automáticamente:                                │
│ ✓ Envía email a Nómina Operativa                       │
│ ✓ Adjunta PQRSF con detalles del reclamo              │
│ ✓ Adjunta copia de planilla del periodo                │
│ ✓ Incluye datos del reclamante                         │
│ ✓ Marca como URGENTE (si es sobre remuneración)        │
│ ✓ Incluye instrucciones para responder                 │
│ Nómina recibe alerta en bandeja de PQRSF               │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PASO 10: Confirmación al Usuario                       │
│ Sistema muestra MODAL:                                  │
│                                                         │
│ ┌──────────────────────────────────────────────────┐   │
│ │ ✅ ¡RECLAMO CREADO EXITOSAMENTE!                │   │
│ │                                                  │   │
│ │ Tu número de radicado es:                        │   │
│ │                                                  │   │
│ │ 📌 PQRSF-2026-00045                             │   │
│ │                                                  │   │
│ │ Puedes usar este número para:                    │   │
│ │ • Hacer seguimiento del reclamo                  │   │
│ │ • Ver respuestas del departamento                │   │
│ │ • Verificar estado del proceso                   │   │
│ │                                                  │   │
│ │ El departamento de Nómina tiene 5 días hábiles   │   │
│ │ para iniciar la revisión.                        │   │
│ │                                                  │   │
│ │ También recibirás email de confirmación          │   │
│ │                                                  │   │
│ │    [OK]                                          │   │
│ └──────────────────────────────────────────────────┘   │
│                                                         │
│ Usuario recibe:                                         │
│ 1. Número de RADICADO para seguimiento                │
│ 2. Email de confirmación                              │
│ 3. PDF de reclamo generado                            │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PASO 11: Revisión por Departamento de Nómina          │
│ Persona de Nómina:                                      │
│ ✓ Recibe alerta en bandeja PQRSF                       │
│ ✓ Ve detalles del reclamo                              │
│ ✓ Accede a copia de planilla                           │
│ ✓ Verifica si error es correcto                        │
│ ✓ Valida archivos fuente (base de nómina)              │
│ ✓ Calcula si se deben hacer ajustes                    │
│ ✓ Prepara respuesta detallada                          │
│                                                         │
│ Opciones:                                               │
│ A) Error Confirmado → "Se procesará ajuste"            │
│    Acción: Corrección en próxima nómina                │
│ B) Error No Confirmed → "Datos son correctos"          │
│    Acción: Explica al usuario por qué                  │
│ C) Información Incompleta → "Necesito más datos"       │
│    Acción: Solicita al usuario detalles adicionales    │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PASO 12: Respuesta al Usuario                          │
│ Nómina registra en PQRSF:                              │
│ ✓ Cambio de estado: En Proceso → Cerrado              │
│ ✓ Comentarios: Explicación detallada                   │
│ ✓ Conclusión: "Error confirmado" O "No hay error"     │
│ ✓ Acciones tomadas: Qué se hizo al respecto            │
│ ✓ Fecha de resolución: Cuándo se procesará             │
│ ✓ Contacto: Para preguntas adicionales                 │
│                                                         │
│ Sistema automáticamente:                                │
│ ✓ Envía email al usuario con respuesta                 │
│ ✓ Adjunta documento de resolución                      │
│ ✓ Incluye pasos a seguir si aplica                     │
│ ✓ Abre opción de reapertura si desacuerda              │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PASO 13: Seguimiento en Línea por Usuario              │
│ Usuario puede:                                          │
│ ✓ Buscar PQRSF con radicado en cualquier momento      │
│ ✓ Ver estado actual y cronología                       │
│ ✓ Leer respuesta completa de Nómina                    │
│ ✓ Descargar documento de resolución                    │
│ ✓ Reapertura si considera que no fue resuelto          │
│ │  (Ej: "Respuesta no es clara, sigo sin entender")   │
│ ✓ Recibir actualizaciones automáticas por email        │
└──────────────────┬──────────────────────────────────────┘
                   │
                   ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ RESULTADO FINAL:                                        │
│ ✅ Reclamo de nómina documentado                       │
│ ✅ Seguimiento formal y trazable                       │
│ ✅ Respuesta garantizada del departamento              │
│ ✅ Resolución documentada                              │
│ ✅ Histórico completo en sistema                       │
│ ✅ Usuario informado en todo el proceso                │
│ ✅ Si aplica, corrección procesada en próxima nómina  │
│ ✅ Auditoría disponible de reclamos y respuestas      │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘
```

---

## 🖥️ CÓMO REPORTAR UN ERROR

### **Paso 1: Acceder a Consulta**
```
http://www.ppasas.com/uploads/nomina/
consulta_planilla_publica.html
```

### **Paso 2: Validar Identidad**
- Ingresar documento
- Ingresar nombre completo
- Validar OTP por WhatsApp (si aplica)

### **Paso 3: Ver Planilla**
- Sistema muestra tu planilla del mes

### **Paso 4: Click en "⚠️ Reportar Error"**
Botón naranja disponible en la planilla

### **Paso 5: Llenar Formulario de Reclamo**
- Descripción del error
- Qué concepto es incorrecto
- Valor que crees correcto
- Justificación

### **Paso 6: Enviar**
Click en "Crear Reclamo" → Se genera PQRSF automáticamente

---

## ⏱️ TIEMPOS DE RESPUESTA

| Etapa | Tiempo |
|-------|--------|
| Acceder a consulta | 1 min |
| Validación OTP | 1-2 min |
| Revisar planilla | 3-5 min |
| Completar formulario reclamo | 5-10 min |
| Sistema crea PQRSF | <1 seg |
| **Usuario puede rastrear** | **Inmediato** |
| | |
| **Nómina revisa reclamo** | **24-48 horas** |
| **Respuesta completa** | **3-5 días hábiles** |

---

## ✅ CHECKLIST PARA RECLAMO

- [ ] Consulté planilla completa
- [ ] Verifiqué qué dato está incorrecto
- [ ] Calculé cuál debería ser el valor correcto
- [ ] Tengo justificación clara del error
- [ ] Escribí descripción detallada (mínimo 10 caracteres)
- [ ] Validé que los datos personales sean correctos

---

## 💡 CONSEJOS PARA RECLAMO EXITOSO

1. **Sea específico**: No digas "mi planilla está mal", di "Descuento en libranza está en $500,000 cuando solo autorizé $300,000"

2. **Adjunte documentos**: Si tiene contrato, autorización o documentación, prepare para enviar

3. **Tenga paciencia**: Nómina debe revisar múltiples fuentes para validar

4. **Guarde confirmación**: El número de RADICADO es su comprobante de reclamo

5. **Rastreo en línea**: No espere pasivamente, monitore estado de su PQRSF

---

## 📞 CONTACTOS

- **Nómina Operativa:** nomina@promptoraPalmera.com
- **Centro de Ayuda:** `/centro_ayuda_tutoriales.html`
- **Intranet:** `/recursos_humanos`

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---

# 🎯 MATRIZ DE PROCESOS

## Tabla Comparativa

| **Aspecto** | **Solicitud Empleo** | **Solicitud Vacaciones** | **Reclamo Nómina** |
|-------------|----------------------|--------------------------|-------------------|
| **Quién puede** | Candidatos externos | Empleados internos | Empleados internos |
| **URL inicio** | `/pqrsf/formulario_hoja_vida.html` | `/pqrsf/pqrsf-google-sheets.html` | `/uploads/nomina/consulta_planilla_publica.html` |
| **Tipo PQRSF** | Externa | Interna | Interna |
| **Tipo solicitud** | Petición | Petición | Reclamo |
| **Detalle** | Solicitud de empleo | Vacaciones | Nómina |
| **Departamento** | Área de Personal | Director/Gerente | Nómina Operativa |
| **PDF requerido** | Sí (Hoja de Vida) | Sí (Solicitud vacaciones) | Sí (Planilla) |
| **Firma digital** | Sí (obligatoria) | Sí (obligatoria) | No (ya está validado en consulta) |
| **Tiempo proceso** | 15-20 min | 15-20 min | 10-15 min |
| **Respuesta estimada** | 5-10 días | 2-3 días | 3-5 días hábiles |
| **Auto-generación PDF** | Sí | Sí | Sí (desde planilla) |
| **Sigue en PQRSF** | Sí | Sí | Sí |

---

## Flujo de Decisión: ¿Qué proceso usar?

```
┌─────────────────────────────────────────────────────┐
│ ¿CUÁL PROCESO NECESITAS?                            │
└────────────────────┬────────────────────────────────┘
                     │
          ┌──────────┼──────────┬──────────────┐
          │          │          │              │
         NO          SÍ         SÍ            SÍ (NO)
       (externo)  (interno)  (error pago) (otra cosa)
          │          │          │              │
          ▼          ▼          ▼              ▼
    ┌─────────┐ ┌─────────┐ ┌──────────┐ ┌─────────┐
    │ EMPLEO  │ │CUAL ES   │ │ RECLAMO  │ │ USAR    │
    │         │ │LA RAZON? │ │ NÓMINA   │ │ PQRSF   │
    └─────────┘ └────┬────┘ │          │ │ ESTÁNDAR│
                     │       └──────────┘ └─────────┘
          ┌──────────┼──────────┐
          │          │          │
       DESCANSO   DATO ERR    OTRA
          │          │         │
          ▼          ▼         ▼
    ┌─────────┐ ┌─────────┐ ┌───────┐
    │VACACIONES│ │ RECLAMO │ │ PQRSF │
    │         │ │ NOMINA  │ │ OTROS │
    └─────────┘ └─────────┘ └───────┘
```

---

## Matriz de Campos Prellenados

| **Campo PQRSF** | **Empleo** | **Vacaciones** | **Reclamo** |
|-----------------|------------|----------------|------------|
| Tipo Solicitud | Externa | Interna | Interna |
| Tipo PQRSF | Petición | Petición | Reclamo |
| Detalle | Solicitud de empleo | Vacaciones | Nómina |
| Empresa | Del candidato | Seleccionada | Del usuario |
| Departamento | RH/Selección | Director/Gerente | Nómina |
| Datos personales | Del formulario | Pre-rellenado | Del usuario |
| Observaciones | Resumen datos | Resumen vacaciones | Detalles error |
| Adjunto | PDF Hoja de Vida | PDF Solicitud | Copia planilla |
| Estado inicial | Recibido | Recibido | Recibido |

---

# ❓ PREGUNTAS FRECUENTES

## **Sobre Solicitud de Empleo**

### ¿Cuánto tarda el proceso de selección?
**R:** La solicitud se crea en minutos, pero la respuesta de RH toma normalmente 5-10 días hábiles depending en el volumen de candidatos.

### ¿Es obligatoria la experiencia en palma de aceite?
**R:** No es obligatorio tener experiencia en palma, pero es preferible según el cargo. El formulario permite indicar.

### ¿Puedo aplicar para varios cargos?
**R:** Actualmente debes crear solicitudes separadas para cada cargo/empresa.

### ¿Qué pasa si pierdo mi número de PQRSF?
**R:** Puedes buscarlo con tu documento en la consulta pública del PQRSF.

---

## **Sobre Solicitud de Vacaciones**

### ¿Cuántos días de vacaciones puedo solicitar?
**R:** Según la ley colombiana, mínimo 15 días anuales. Consulta tu contrato para detalles.

### ¿Qué pasa si hay feriados en mis vacaciones?
**R:** Actualmente el sistema calcula automáticamente. Nómina validará al revisar.

### ¿Puedo cancelar mi solicitud después de enviarla?
**R:** Sí, puedes escribir a aprobador con tu RADICADO para solicitar cancelación.

### ¿Cuánto tarda la aprobación?
**R:** Normalmente 2-3 días hábiles desde que se envía.

### ¿Qué documentos necesito para sustentar?
**R:** Solo la solicitud. Si hay inconvenientes, RH pedirá documentación adicional.

---

## **Sobre Reclamo de Nómina**

### ¿Cuándonotar un error después de 30 días?
**R:** Sí, puedes reportar cualquier error aunque sea anterior. Nómina hará los ajustes correspondientes.

### ¿Qué pasa si Nómina dice que no hay error?
**R:** Nómina te explicará por qué. Si desacuerdos, puedes reaperira el PQRSF o escalar a Gerencia.

### ¿Cuándo se procesa la corrección?
**R:** Si es error real, se procesa generalmente en la próxima nómina (máximo 30 días).

### ¿Recibiré ajuste de dinero?
**R:** Si es error en contra tuyo (pago incompleto), sí. Si es deducción correcta no procede.

### ¿Necesito documentos comprobantes?
**R:** No obligatoriamente, pero ayuda adjuntar contratos, autorizaciones o comunicados si tienes.

---

## **Preguntas Generales**

### ¿Todas las notificaciones llegan por email?
**R:** Sí, todas las confirmaciones, cambios de estado y respuestas llegan por email.

### ¿Puedo seguir mis procesos en línea?
**R:** Sí, buscando el RADICADO en la consulta pública del PQRSF en todo momento.

### ¿Qué datos personales se comparten?
**R:** Solo entre departamentos relevantes. La información está segura y protegida.

### ¿Hay servicio al cliente?
**R:** Sí, además del Centro de Ayuda, puedes contactar al departamento responsable.

---

## Centro de Ayuda

Para más información, videos tutoriales y contactos:
👉 **[Centro de Ayuda y Tutoriales](/centro_ayuda_tutoriales.html)**

---

**Documento actualizado:** 6 de marzo de 2026  
**Próxima revisión:** Junio 2026  
**Autor:** Sistema PQRSF - Promotora Palmera de Antioquia S.A.S.